Administrateur, Mécanique Commerciale

Êtes-vous un organisateur hors pair capable d'effectuer plusieurs tâches à la fois dans un environnement dynamique et en constante évolution ? Êtes-vous enthousiasmé à l'idée de faire partie d'une organisation qui élabore et réalise des projets complexes ? Aimez-vous être la personne de référence qui soutient votre équipe ? Faites le grand saut et laissez votre empreinte chez Plan Group !

 

En tant qu'administrateur, mécanique commerciale, vous serez chargé(e) de :

 

• Générer le rapport mensuel sur les nouvelles activités et fournir des informations synthétiques pour examen par la direction.

• Mettre à jour la liste des tâches en cours et coordonner chaque mois avec les chefs de projet afin de suivre l'état d'avancement des projets et de prévoir les dates d'achèvement.

• Créer des rapports ToolWatch mensuels, les distribuer aux chefs de projet et assurer le suivi des accusés de réception et des suivis nécessaires.

• Veiller à ce que les contremaîtres se conforment aux exigences de reporting LPR en générant et en distribuant des rapports spécifiques aux projets.

• Surveiller et archiver les formulaires hebdomadaires de prévision sur deux semaines soumis par les contremaîtres.

• Gérer le processus du fonds de stabilisation, y compris le suivi des feuilles de temps, la collecte des factures des fournisseurs, les lettres de signature des consultants et la soumission des dossiers complets aux syndicats locaux en fonction des pourcentages d'achèvement des étapes.

• Remplir les formulaires de demande de démarrage de projet, préparer les dossiers de projet en réseau, télécharger les fichiers d'estimation et soumettre les documents requis (par exemple, formulaire 1000, WSIB, COI, cautionnement, documents H&S).

• Tenir à jour les registres et les journaux de tous les documents réglementés des sous-traitants et des prestataires de services, y compris le formulaire 1000, la CSPAAT et les certificats d'assurance.

• Préparer et compiler les documents de clôture du projet, et coordonner la réalisation des plans conformes à l'exécution avec ECS.

• Effectuer les entrées de réception des marchandises dans Coupa et les rapprocher des demandes d'achat originales.

• Configurer les profils des utilisateurs et des projets dans Procore, et télécharger les budgets en dollars et en heures de travail.

• Tenir à jour et mettre à jour les modèles de fichiers du département, en archivant les versions obsolètes.

• Planifier et coordonner les réunions départementales, les réunions de transfert des estimations et les réunions post-construction, y compris l'enregistrement et la distribution des procès-verbaux.

• Tenir à jour les dossiers de formation des chefs de projet, des coordinateurs et des contremaîtres, et informer le personnel concerné de l'expiration des certifications.

• Fournir un soutien administratif général, tel que la planification des réunions, la gestion des dossiers départementaux, la distribution du courrier et le traitement des demandes d'uniformes.

 

Notre candidat idéal possède :

 

• Un certificat ou un diplôme en administration de bureau ou en administration des affaires.

• Au moins 2 ans d'expérience administrative dans un environnement dynamique.

• Une expérience dans le secteur de la construction est considérée comme un atout.

• Des compétences en communication professionnelle et la capacité d'accomplir des tâches efficacement avec un minimum de supervision.

• De solides compétences organisationnelles et interpersonnelles, avec une capacité avérée à gérer plusieurs priorités et des délais serrés.

• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) et d'Adobe Acrobat.

• La connaissance de Procore, Coupa ou ToolWatch est un atout.

• La compréhension des exigences en matière de documentation de conformité (par exemple, WSIB, COI, formulaire 1000) est considérée comme un atout.

• Une expérience des systèmes de gestion de fichiers et des processus de documentation réglementés est un atout.

 

Traduit avec DeepL.com (version gratuite)